Lexique de la facturation électronique

Définition de la facture électronique

Une facture électronique est une facture émise, transmise et reçue sous une forme dématérialisée et qui comporte nécessairement un socle minimum de données sous forme structurée, ce qui la différencie des factures « papier » ou du PDF ordinaire. Le terme « e-invoicing » peut être employé pour désigner la facturation électronique. C’est le genre de document proposé par des services comme Qonto, Pennylane ou encore Axonaut.

Explication du terme « e-reporting »

Le e-reporting est la transmission à l’administration de certaines informations (par exemple, le montant de l’opération, le montant de la TVA facturée …) relatives à des opérations commerciales qui ne sont pas concernées par la facturation électronique. Le e-reporting permet de reconstituer l’activité économique d’ensemble d’une entreprise : complémentaire à la facturation électronique, il permettra, à terme, de proposer aux entreprises un pré-remplissage de leurs déclarations de TVA.

On distingue deux volets de e-reporting :

• le e-reporting de transaction (transmission des données de transaction)
• le e-reporting de paiement (transmission des données de paiement)

Présentation du e-reporting des données de paiement

Le e-reporting des données de paiement sera nécessaire pour que l’administration fiscale puisse suivre l’exigibilité de la TVA. Cette transmission des données de paiement concernera seulement les prestations de services entrant dans le champ d’application du e-invoicing et du e-reporting. Cette obligation ne s’applique pas lorsque la TVA est due par le preneur ou encore lorsque l’assujetti a opté pour la gestion de la TVA d’après les débits. Cette obligation en cas de facture en e-invoicing sera transmise via le statut « encaissé » du cycle de vie des factures et en cas de factures ne relevant pas de l’e-invoicing ou en cas d’absence de factures, sera portée par un e-reporting des données de paiement.

Format et transmission des factures électroniques

Le format reconnu d’une facture électronique

Seuls trois formats de factures électroniques sont admis par l’administration fiscale française : FacturX, CII (Cross Industry Invoice) et UBL (Universal Business Language). Toutefois, jusqu’au 31 décembre 2027, dans le cas où la facture serait déposée par le client sous un format autre que ceux susmentionnés, les plateformes de dématérialisation partenaire assureront la conversion dans l’un de ces trois formats.

Qu’est-ce-que le format Factur X ?

Factur-X (parfois écrit Factur X ou encore Facture X) est une norme pour les factures électroniques, développée conjointement par la France et l’Allemagne, dans le but de faciliter les échanges commerciaux dans ces pays et plus largement en Europe. C’est un format hybride qui permet à la fois une lecture par un humain et une lecture automatisée par une machine.

Il s’agit d’un format basé sur le standard international pour les factures électroniques, appelé Cross-Industry Invoice (CII) développé par l’UN/CEFACT (Centre de facilitation du commerce électronique et des opérations commerciales des Nations Unies). Il est conçu pour être universel et s’adapter à tous les types de factures, quels que soient le secteur d’activité ou le pays.

La particularité de Factur-X réside dans sa flexibilité. Chaque facture Factur-X est un fichier PDF/A-3 qui contient une facture lisible par l’homme sous forme de document PDF, ainsi qu’une version lisible par machine de la même facture sous forme de fichier XML incorporé. Ainsi, il permet de conserver les avantages de la facture PDF (lisibilité, universalité, etc.) tout en ajoutant les avantages de la facturation électronique structurée.

Les modalités d’envoi d’une facture électronique

Les factures électroniques devront obligatoirement être transmises et réceptionnées via les plateformes de dématérialisation (PDP et PDF). Elles ne pourront plus être transmises ni par email ni par voie postale.

La facture électronique doit être créée, transmise, reçue et archivée sous forme électronique. Elle doit également être accompagnée d’une piste d’audit fiable permettant d’assurer l’authenticité de l’origine, l’intégrité du contenu et la lisibilité de la facture à compter de son émission et jusqu’à la fin de sa période de conservation. Cette piste d’audit peut être assurée au moyen d’une signature électronique, par l’utilisation de l’EDI ou par la mise en place de contrôles documentés par la société concernée.

Le schéma de transmission des factures et des données

Le modèle en Y a été retenu par l’administration fiscale française pour la transmission des factures et des données. Dans ce schéma, les factures peuvent transiter via des plateformes privées sans passer par la plateforme publique. Les plateformes privées immatriculées extraient des factures les informations et les transmettent à la plateforme publique qui les regroupe et les envoie au système d’information de la DGFIP. Toutefois, la plateforme publique de facturation propose également des prestations de services d’envoi et de réception de factures directement aux entreprises qui ne souhaiteraient pas ou ne pourraient pas (notamment financièrement) recourir à une plateforme de dématérialisation partenaire.

Le e-reporting des données de paiement sera nécessaire pour que l’administration fiscale puisse suivre l’exigibilité de la TVA. Cette transmission des données de paiement concernera seulement les prestations de services entrant dans le champ d’application du e-invoicing et du e-reporting. Cette obligation ne s’applique pas lorsque la TVA est due par le preneur ou encore lorsque l’assujetti a opté pour la gestion de la TVA d’après les débits. Cette obligation en cas de facture en e-invoicing sera transmise via le statut « encaissé » du cycle de vie des factures et en cas de factures ne relevant pas de l’e-invoicing ou en cas d’absence de factures, sera portée par un e-reporting des données de paiement.

Mise en œuvre de la réforme

Les opérations concernées par la facturation électronique

La facturation électronique concerne l’ensemble des opérations d’achats et ventes de biens et de prestations de services effectuées entre entreprises assujetties à la TVA établies en France (BtoB domestiques) soumises à une obligation de délivrance de factures. Ne sont donc pas concernées les transactions réalisées avec des non assujettis ou d’assujettis situés à l’étranger.

Les entreprises concernées par le e-reporting

Les opérations qui devront donner lieu au e-reporting concernent les entreprises soumises à la TVA en France qui réalisent des opérations avec des particuliers et plus largement des non assujettis (BtoC) ou avec des entreprises étrangères non établies en France. Les entreprises non établies en France devront le cas échéant transmettre les données de transaction pour les opérations situées en France qu’elles réalisent avec des personnes non ou d’autres assujettis non établis en France.

Le calendrier de mise en œuvre de la réforme

le calendrier de mise en œuvre de la réforme est le suivant :

Date	Entreprises concernées	Obligations
1er juillet 2024	Toutes les entreprises	Doivent être en mesure de recevoir les factures électroniques.
1er juillet 2024	Grandes entreprises	Doivent émettre des factures électroniques.
1er janvier 2025	Entreprises de tailles intermédiaires (ETI)	Doivent émettre des factures électroniques.
1er janvier 2026	PME et microentreprises	Doivent émettre des factures électroniques.

Concernant la transmission des données, le calendrier sera le même que celui concernant l’émission des factures. Toutefois, si vous êtes une grande entreprise, un assujetti unique, ou une ETI, il conviendra de retenir les dates d’application vous concernant.

ATTENTION: cette réforme a connue un report depuis la rédaction initiale de cet article. Consultez l’article dédié au report de la réforme de la facturation électronique.

Le fonctionnement de la facturation électronique

La facture électronique doit être créée, transmise, reçue et archivée sous forme électronique. Elle doit également être accompagnée d’une piste d’audit fiable permettant d’assurer l’authenticité de l’origine, l’intégrité du contenu et la lisibilité de la facture à compter de son émission et jusqu’à la fin de sa période de conservation. Cette piste d’audit peut être assurée au moyen d’une signature électronique, par l’utilisation de l’EDI ou par la mise en place de contrôles documentés par la société concernée.

La facture électronique doit contenir les mêmes mentions obligatoires que la facture papier, à savoir :

1.  la date d’émission ;
2.  le numéro de la facture ;
3.  le nom et l’adresse de l’émetteur et du destinataire ;
4.  la quantité et la dénomination précise des biens livrés ou des services rendus ;
5.  le prix unitaire hors taxe, le taux de TVA applicable et le montant de la TVA correspondante ;
6.  le montant total hors taxe et toutes taxes comprises ;
7.  la date à laquelle le règlement doit intervenir ;
8.  les conditions d’escompte applicables en cas de paiement anticipé ;
9.  le taux des pénalités de retard exigibles le jour suivant la date de règlement inscrite sur la facture ;
10.  le montant de l’indemnité forfaitaire pour frais de recouvrement due au créancier en cas de retard de paiement.

Les plateformes de dématérialisation et les données de transaction

L’utilisation des plateformes de dématérialisation

Les entreprises devront obligatoirement passer par une plateforme de dématérialisation pour la réception des factures électroniques, que ce soit la plateforme publique de facturation ou une plateforme de dématérialisation partenaire privée.

Seules sont admises à transmettre et réceptionner des factures électroniques la plateforme publique de facturation et les plateformes de dématérialisation partenaires, c’est-à-dire des plateformes ayant fait l’objet d’une procédure d’immatriculation par l’administration fiscale, pour une durée de trois ans renouvelable.

Les entreprises devront avoir choisi une plateforme de dématérialisation (PDP ou PPF) et avoir créé un compte sur cette plateforme à compter du 1er juillet 2024, date à laquelle la réception des factures électroniques sera obligatoire.

Les exigences pour les entreprises sur les plateformes de dématérialisation

Pour pouvoir procéder à la transmission des factures électroniques ainsi qu’à la transmission au portail public de facturation des données de transaction, les plateformes de dématérialisation doivent être titulaires d’un numéro d’immatriculation délivré par l’administration fiscale sur la base d’un dossier déposé auprès de la DGFIP pour une durée de trois ans renouvelable. Les informations sur le dossier à constituer, notamment les pièces à produire et les critères à respecter pour qu’une plateforme de dématérialisation partenaire soit immatriculée, sont listés à l’article 242 nonies B du CGI.

Les factures électroniques doivent être créées, transmises, reçues et archivées sous forme électronique. Elles doivent également être accompagnées d’une piste d’audit fiable permettant d’assurer l’authenticité de l’origine, l’intégrité du contenu et la lisibilité de la facture à compter de son émission et jusqu’à la fin de sa période de conservation. Cette piste d’audit peut être assurée au moyen d’une signature électronique, par l’utilisation de l’EDI ou par la mise en place de contrôles documentés par la société concernée.

La transmission des données de transaction et sa périodicité

Les données de transaction doivent être transmises au portail public de facturation selon les périodicités suivantes :

• Pour les assujettis soumis à un régime réel normal mensuel d’imposition, les données de transaction doivent partir au portail public de facturation le 10 du mois pour les opérations réalisées entre le 1er et le 10 du mois, le 20 du mois pour les opérations réalisées entre le 11 et le 20 du mois, et le dernier jour du mois pour les opérations réalisées après le 21 du mois.
• Pour les assujettis soumis au régime réel trimestriel d’imposition, les données de transaction seront communiquées dans un délai de 10 jours suivant le dernier jour du mois faisant l’objet de la transmission.
• Pour les assujettis soumis au régime simplifié d’imposition, les données de transaction seront transmises entre le 25 et le 30 du mois suivant le mois faisant l’objet de la transmission.
• Enfin, les assujettis bénéficiant de la franchise en base ou du régime du remboursement forfaitaire agricole transmettront les données entre le 25 et le 30 du mois suivant les deux mois faisant l’objet de la transmission.

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